Kilka prawd o zawodzie Asystenta. To nie tylko osoba do zadań biurowych, ale też i wielu innych. Jaki jest asystent? Na czym polegają jego obowiązki? I czy jest to jedynie układanie i segregowanie dokumentów szefa, odbieranie telefonów oraz podawanie kawy? Oczywiście, że nie i takie postrzeganie roli asystenta szczęśliwie jest już rzadkością.

Kilka prawd o zawodzie Asystenta

Wśród ofert pracy często pojawiają się ogłoszenia na stanowisko asystenta. Choć dla wielu osób może się to kojarzyć z nieco podrzędną pracą, to często w rzeczywistości polega ona na wielozadaniowości.

Nie tylko początek drogi zawodowej

Studiów kształcących na stanowisko asystenta nie ma. Nie mniej jednak, osoba ubiegająca się o taką posadę powinna mieć wyższe wykształcenie, ewentualnie średnie. Pożądaną przez pracodawców sytuacją jest to, aby ubiegający się o taką posadę aplikant, posiadał wykształcenie związane z branżą, w jakiej przedsiębiorstwo funkcjonuje.
I taki zawód kojarzy się wielu z pierwszą pracą po studiach, w której jest się „osobą od wszystkiego, czyli od niczego”. A jest to bardzo krzywdząca opinia, bo asystent musi charakteryzować się wieloma dobrymi cechami, o czym będzie poniżej. I nie jest to wyłącznie praca dla nieopierzonych absolwentów studiów, ale także i doświadczonych pracowników z długim stażem na drodze zawodowej.

Na czym więc polega praca asystenta? I jakie powinien mieć cechy?

Rola asystenta uzależniona jest od charakteru firmy, w której się znajduje. Jeśli przedsiębiorstwo jest małe i nie posiada skomplikowanych struktur, to obowiązki takiej osoby będą skupiać się na jednoosobowym prowadzeniu sekretariatu. W przypadku korporacji, asystent może zarządzać zespołem kilku pracowników biura oraz uczestniczyć w spotkaniach na szczeblu biznesowym, opracowywać raporty i tworzyć analizy. A do takich zadań potrzebne są odpowiednie kompetencje. Kwestie wynagrodzenia są tu oczywiście uzależnione od stażu i branży.

Asystenci wykonują niekiedy na tyle skompilowane zadania, przez co ich wiedza wzrasta na tyle, że droga do awansu jest dla nich otwarta. Takie osoby, jeśli chcą dobrze wykorzystać ten czas, muszą posiadać kilka fundamentalnych umiejętności, na których m.in. opierają się ich obowiązki. To przede wszystkim świetna organizacja czasu i miejsca pracy. W takim miejscu jak biuro, nie można pozwolić sobie na spontaniczność w zarządzaniu przydzielonymi zadaniami. Ważne jest także zdyscyplinowanie obowiązków, aby każde z nich było wykonane od początku do końca. Asystenci muszą także liczyć się z sytuacjami nieoczekiwanymi, czyli takimi, które pojawiają się nagle i które należy wykonać „od razu”. W przypadkach zaś natłoku zadań, muszą ją odpowiednio „zhierarchizować”. Tym samym, muszą być odporni na stres. Nie można też zapominać o prezencji i umiejętności wysławiania się, ponieważ często to asystent jest wystawiany „na pierwszy ogień” kontaktów z klientami i stanowi główne źródło wiedzy. Jeśli więc będzie miał problemy z artykułowaniem własnych myśli czy też, przede wszystkim wytycznych szefa, odbije się to na relacjach z klientami. Ważna jest też w takich kontaktach sztuka negocjacji i asertywność. Asystent musi działać na korzyść firmy, a nie szkodę i dlatego jego wiedza o przedsiębiorstwie i jego potrzebach musi być szeroka.

Praca asystenta to też liczne raporty i analizy, a do tego niezbędna jest umiejętność analitycznego i logicznego myślenia. Jednak do sprawnego wykonywania zadań potrzebna jest też właściwa komunikacja z szefem, która opiera się na wzajemnym zrozumieniu. Każda ze stron musi jasno precyzować swoją prośbę, a w przypadkach niejasności, prosić o skonkretyzowanie.

Warto by więc zaznaczyć, że asystent to nie sekretarka, mimo, iż wiele obowiązków jest tu takich samych, choć to ten pierwszy ma bardziej złożone zadania. Jego stanowisko dość często ulega modyfikacjom, co jest uzależnione od struktury organizacyjnej i charakteru firmy.

Podsumowując, zawód asystenta może więc przeistoczyć się w „coś więcej”, ponieważ w wielu miejscach pracy to właśnie od niego zaczynało swoją karierę zawodową wielu obecnych prezesów czy też kierowników. Tak więc, ten, „ niższy szczebel drabiny zawodowej”, może wywindować do roli Specjalisty w danej branży